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林業で役立つ! COVID-19 を機に検討すべきデジタルツール5選

2019年末、中国の武漢で新種のコロナウィルスが見つかり、パンデミック(世界的な流行感染症)として、 WHO(世界保健機関)に “COVID-19” と名づけられました。その後、ヨーロッパを中心に COVID-19 の感染が広がり、3月には、エストニアを含め、ヨーロッパ各国が次々に国境を封鎖し、ヨーロッパ内の飛行機もキャンセル、従来のオフィスワークはリモートワーク(在宅勤務)への切り替えられました。

日本でも、ついに先日、政府から緊急事態宣言が発表され、関東・関西・九州の都市部が対象となりました。都市部では、それ以前からリモートワークを社員に要請しているところもあり、顧客とのやり取りが全てオンラインになったため、従来の手続きなども頻繁に問われるようになりました。

Timbeter も3月中旬から完全リモートワークになっており、日々のコミュニケーションにはSlack、ミーティングには Google ハングアウトなど、デジタルツールを駆使しています。また、外部とのやり取りには、電話やメールなどの日頃から使っているツールに加え、ウェビナー(オンラインのセミナー)も開催し、新たなツールを使ってお客様とやり取りをしています。

また、2019年夏、10月からの消費税増税に向け、日本の様々なお店や企業がオンライン決済システムの導入やポイント還元政策を取り、増税しても客足が絶たないように時代に合わせようと試行錯誤していました。その一方で、高齢者が主な客層であるお店は、アプリでのオンライン決済はおろか、カード決済にも切り替えしないところもニュースに取り上げられていました。

確かに、利用者の年齢層はサービスを提供するうえで気にすべき点ですが、だからといってデジタル化を避ける要因になるのでしょうか? DIME さんの『20年で20倍に!スマホとPCの普及率がどこまで伸びたか調べてみた』の3ページ目によると、日本のスマホの普及率は、2017年の時点で75%を超えています。今は2020年なので、もっと普及していることでしょう。

つまり、国民の多くがスマートフォンを持っている状態なため、「使い方がわからない」は単なる言い訳でしかないのです。

じゃあどうするのか?

サービスのカスタマーサポートに問い合わせればいいのです。しかし、弊社はエストニアにあるのと、昨今の COVID-19 の影響により、エストニア国外にはデモやプレゼンをするためには出られません。そのため、COVID-19 を機に Timbeter ではウェビナー(オンラインでのセミナー)を開催しているのです。

ですが、今回はウェビナーについてやカスタマーサポートについての話ではなく、COVID-19 によるリモートワークが都会を中心に推奨されている中で、日々の仕事や作業を便利に、スムーズになるように助けてくれる、デジタルツールの話です。

COVID-19 のため、人との接触を減らすように言われていますが、これを逆手にチャンスと捉えるのです。では、今検討すべきデジタルツールとは何なのか? 前置きが長くなりましたが、ようやく本文にはいります。これを機に導入を検討すべきデジタルツールは全部で5つあります。


目次

  1. Timbeter
  2. e-sign
  3. Zoom
  4. Toggl
  5. Google ドライブ

1. Timbeter

まずは弊社のソリューション・Timbeter です。「当たり前」と思うかもしれませんが、これ以降の4項目に関わってくるため、最初に押さえておくべき、重要なポイントです。

Timbeter は「木材を測定するアプリ」とのみ認識されがちですが、アプリとアプリに連携したウェブのストレージ・モジュールの両方を提供しているため、弊社では「ソリューション(解決策)」と呼んでいます。

アプリでは、多くの方がイメージされるように、はい積になっている木材を撮影、必須項目を選択したり入力したりして設定後、アプリの AI が木材を測定します。最初は新しいシステムに戸惑うかもしれませんが、慣れてくればものの2、3分で正確な測定結果を入手できます。(Google Play もしくは App Store から入手可能。)

測定自体はインターネット環境のない山中でも行うことができ、オフィスに戻った時などにデバイスがインターネットに接続されているのを確認、アプリ内で同期すると、ウェブのストレージ・モジュールにアップロードされます。(アップロードされているか否は、アプリ内のクラウドアイコンで確認できます。)

アプリで同期後、在宅勤務している同僚などにストレージ・モジュールにアクセスするように連絡を入れれば、その方がログイン情報を知っている限り、ストレージ・モジュールにアクセスできるため、場所が離れていてもデータ共有ができます。

さらに、Timbeter のウェブのストレージ・モジュールでは、各測定、もしくはストレージ全体を、Timbeter のアカウントを持っていない人にも閲覧できるように、パブリック URL を発行して共有することもできます。

つまり、人との接触頻度が下がるため、COVID-19 の感染リスクも下げられる上に、いつもの作業も速く、正確にこなせるのです。これぞ一石二鳥です。

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2. e-sign

2つ目に紹介するのは e-sign です。e-sing はエストニアにある、日本人による企業・blockhive さんが提供するサービスです。日本は何か事務手続きをすると、大抵ハンコが必要になってきますよね? 一方で、海外ではハンコがなく、サイン(署名)で手続きが完了してしまうこともよく知られていることでしょう。


ではエストニアはどうなのでしょうか?

エストニアは電子国家として有名です。そのため、書類手続きも全部オンライン・デジタルで行ってしまうのが基本です。そう聞くと、PDF ファイルにタブレットか何かで手書きの署名をするのかとイメージする方もいるかもしれません。違います

エストニアには、日本のマイナンバーのような個人 ID があり、それに勤務先や学校、家族構成、(処方箋含む)医療情報、銀行口座などが紐づけられています。その ID を使うことで個人を特定できるのですが、デジタル署名に使われているのが、DigiDoc というシステム・ソフトウェアです。

参照

DigiDoc  は図書館のパソコンにはもちろん、個人で無料でダウンロードできるようになっているため、自宅にいても、有給取得書類に署名したり、賃貸の契約書に署名したりできるのです。

DigiDoc の使い方としては、DigiDoc のソフトウェアをダウンロード後、起動し、DigiDoc 上でPDF などの署名するファイルをアップロードします。そして、自分の ID を使ってデジタル署名を行います。

署名するには、これまではエストニアの ID カードを読み込む機械(カードリーダー)かモバイル ID が必要だったのですが、2020年になって、やっと Smart-ID(エストニアで銀行口座を開く時に登録する、個人情報と連携したアプリ)でも署名できるようになりました。そういうふうにしてエストニアではデジタルで書類に署名します。とことんデジタルです。


では、本題の e-sign。

勘のいい方はここまで来ると、e-sign がどんなものなのかわかるでしょう。DIME さんのインタービュー記事にも書かれているように、e-sign は「電子署名サービス」です。現在は事前登録期間中なので今すぐには使うことはできませんが、導入されれば、現状のハンコを使う煩わしさも減るでしょう。

参照

実際、個人レベルで考えた時に、「あの書類にはシャチハタはだめ」、「この書類にはあのハンコでないとだめ」といった制約がありますが、e-sign があれば、どのハンコを使うか迷うこともなくなります。さらに、そういった煩わしさによって引き起こされる「1回で片付けられない問題」がなくなるため、足しげく何回も役所や不動産へ足を運ぶ必要もなくなるのです。つまり、結果的に全体的な時間短縮となります。 

「もう全然若くないからそんなシステムわからない」などと思っていませんか? 実際、エストニアでは、blockhive さんの e-sign ページにもあるように、行政サービスの 99% がオンライン化されています。これは、高齢者の方も電子署名で手続きしていることになります。

COVID-19 により、都市部を中心にリモートワークが進む日本では、様々なサービスのオンライン化が注目されています。e-sign は上述したように、事前登録期間中なので、現時点ではすぐに手に入るものではありませんが、個人規模で導入されるようになると、組織規模で使われることにもになるでしょう。

リモートワークが当たり前になれば、なおさらデジタル署名の必要性が出てくることと考えられます。組織規模になれば、自社でのやり取りや Timbeter とのやり取りもスムーズに行くと考えられます。

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3. Zoom

3つ目の利用、もしくは導入を検討するべきデジタルツールが Zoom(ズーム)です。既述したように、社も3月中旬に弊社メンバーの仕事がから全員リモートワークに切り替わってから、いますが、社内ミーティングでは Google ハングアウトを使っています。

関東の都会の方では、COVID-19 により、早々にリモートワークに変える会社が増え、それに伴い、オンラインミーティングが行われるようになり、Zoom の利用者が一気に増えたそうです。では、どちらを使うべきなのか?

参照

ビジネススタイルや社内でそもそも使っているツールによるでしょう。しかし、ここでは Google ハングアウトではなく、Zoom の話をします。なぜなら、 Zoom には Zoom ならではの機能があり、Timbeter のユーザーの方、つまりは私たちにとっては外部の方とも簡単に使えると考えているからです。その理由を3つ挙げます。


①利用者数

Zoom は簡単にいうと、日本で流行りのデジタルコミュニケーションツールです。日本国内での利用者数は不明なものの、世界では COVID-19 を機に、2億人まで膨れ上がっているようです。

COVID-19 により影響で、いつまでリモートワークが続くかは不明です。感染拡大防止に努めるには、人との接触を避けなければいけません。それにより、デジタルだと従来よりも便利な社会になっていくことに、様々なビジネスパーソンが気づいて来ています。

そのため、今後 Zoom の利用者数も増え続けると考えられます。つまり、日本でも、現時点よりもさらに多くの人がZoom のデスクトップアプリやモバイルアプリを使って、自社内外でミーティングを行う機会やウェビナーを開催することも増えると考えられます。

業種によっては必要性を感じず、使わない人も現時点ではもちろんいますが、メールアドレスを知らなくても、開催者と話したり、プレゼンを聴いたりできるので、林業でも役立つこと間違いないでしょう。

「Timbeter のデモや使い方講座をしてほしいけれど、本社がエストニアだから(諦める)」ではありません。ウェビナーや講座で、ダウンロード方法から登録、アプリやウェブのストレージ・モジュールまで使い方をお教えできます。

例えば、自社ビジネスの話をしたくて、相手先の方に訪問してほしい、所謂「営業に来てほしい」ことってありますよね? 営業先の人から依頼されて、自社負担で相手先のオフィスに行くー Zoom を使うとこの移動費も移動や宿泊にかかる費用もなくなります。さらに、営業してほしい企業側は相手の方の到着や、相手の方のプレゼン準備に費やす時間も節約できるのです。

つまり、これは Timbeter にもいえることなのです。Timbeter の使い方をデモとして知りたい、プレゼンしてほしい、そんな時はそれを Timbeter に伝えてくだされば、こちらでウェビナーやオンラインデモを行えます。それこそ、違いはオンラインかオフラインかにしかありません


②画面共有機能

さらに、Timbeter を使っているとわからないことやエラーが表示されることがあると思います。文章で説明しても伝わるかどうかわからない、エラーによってはスクリーンショットが撮れない場合もある、といったことを経験済み、もしくはこれから経験されるかもしれません。

そんな時、Zoom の画面共有機能で説明していただくとこちらも何がユーザー側で起こっているのか理解しやすくなるため、早期のバグ発見や、課題解決、ユーザー側の使い方に関する理解に繋がります。

なお、これにはデモの段階で Timbeter を体験されることが前提になっています。なぜ、デモの時点で既に Timbeter を使っているのかというと、最終的にTimbeter を使うのはお客様側だからです。

さらに、集団的なウェビナーでは、Zoom を使ってオンライン・デモを行いつつ、視聴者には Timbeter を使っている画面を一つひとつ見せていくことでより理解も深まると考えています。


③ホワイトボード機能

また、Zoom にはホワイトボード機能もあります。このホワイトボード機能を、動画通話をしている際に、話し言葉で伝わりにくい言葉や文章を文字に起こしたり、Timbeter を使う状況説明の際に絵を描きながら行ったりができます。

それと同時にZoom では、通話をしながら、メッセージを送り合うことも可能です。チャットの文章を読んだかどうか、反応することも大事です。そういう時には絵文字だけを送る機能も使えます。また、会話の途中で、Timbeter のウェブのストレージ・モジュールで発行できる、パブリック URL にアクセスしてほしい時は、リンクだけを送る機能もあります。


~おまけ・バーチャル背景~

リモートワークをしていると、自室で仕事をしていることになるので、相手の方のは池に映る、余計なものが気になってしまう方も少なくありません。もしくは、見せたくない方もいることでしょう。そんな場合に使えるのが、Timbeter のバーチャル背景機能です。

自分はカメラに映ったまま、背景だけ Zoom で指定したもの、もしくは自身のデバイスのアルバムにある写真を選んで設定できます。ただ、Android アプリにはなく、Windows と iOS のみ対応しているようです。(Timbeter は Android と iOS で利用可能なソフトウェアなので、Android ユーザーの方は背景に注意していただくなり、音声のみで利用するなりするといいでしょう。上記の3機能は、自分の画面が相手の方の画面に表示されるため、通話状態だけでも使えます。)

桜満開の写真を背景にしたり、夏場はビーチの背景にしたりできます。自分の写真を選ぶこともできるので、デバイスのアルバムに保存しているなら、木材やはい積の写真も使えます。

Zoom でできることが予想以上に多くありませんでしたか? Zoom は最早単なる会議用のデジタルツールではなく、営業にもしっかり機能するデジタルツールになっているのです。(ちなみに Zoom は通信料も少ないのがここ最近注目されています。)

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4. Toggl

続いては Toggl です。「リモートワークに切り替えたい声を社員から聞くけど、本当に1日8時間働くのか心配」だったり、人との接触を減らすためにオフィスに来る時間を変えたいけど、ミーティングなどで何時間働いたかわからなくなったりするかもしれません。

参照

Toggl はタイムトラッキングアプリなので、そんな時に作業時間を記録しておくことができます。Toggl には、残念ながら現時点では英語版しかないのですが、使うのはさほど難しくはないでしょう。デスクトップとモバイル用に、アプリ及びウェブサイトがありますが、

一意見として、アプリよりデスクトップの方が使いやすいです。

参照

作業名を書いて、再生の「▶」アイコンをクリックすればトラッキングが開始されます。プロジェクト毎にフォルダ分けもできるのですが、週番号(”Week 14” など)に分け、作業名には日付を入れると、あまり日々の作業にそれほど変化のない人にはわかりやすく、且つ使いやすいでしょう。

日頃の作業が種々雑多で不安定な人は、自分のわかりやすいように行えばいいと思います。タイムトラッキングアプリ自体に慣れてない人も多いかと思いますが、何事も使ってみて始めて分かるので、「習うより慣れろ」です。

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5. Google ドライブ

最後は Google ドライブです。Timbeter 本社のエストニアではもちろん、欧州各国やアメリカ大陸など、世界中で使わているのが Google が提供するクラウド・ストレージ(オンライン上のファイルやフォルダ管理スペース)のサービスです。Gmail は持っていても、ウェブ閲覧には Internet Explorer や Microsoft Edge、FireFox を社内で使っている方も多いのではないでしょうか?

Timbeter のウェブのストレージ・モジュールを使う際、エラーなどを未然に防ぐためにも、Google Chrome の利用を推奨していますが、自社で Gmail を含む G Suite を使うならほかの Google の機能も活用していくことをおすすめします。

Timbeter で測定し、Google Chromeでウェブのストレージ・モジュールを開き、Timbeter での測定結果を PDF や Excel でダウンロードするとします。自社内のみで管理する場合もあれば、社外の製材所や港の管理所、共販所の方と共有する場合もあるでしょう。

Timbeter のウェブのストレージ・モジュールでは、3つの管理権から選べる「ユーザー」を設定することで、自社内外問わず、自社の測定にアクセスできる人に制限をかけることができます。さらに、Timbeter のウェブのストレージ・モジュールでは、測定、もしくはストレージごと外部の人も閲覧のみできる、パブリック URL を発行することもできます。

しかし、もし、自社の Timbeter アカウントにある測定ではなく、Excelや PDF にしたものを共有したい場合もあるかもしれません。そんな時にGoogle ドライブが役立ちます。

使うには、まずはファイルを Google ドライブにアップロードします。そして、Google ドライブ内で共有リンクを発行すると、いとも簡単に Timbeter でダウンロードしたファイルを自社内で共有することができます。社外の方とも同じように共有できます。

一方で、見られたくないスライドや、編集させたくない内容、閲覧のみ、もしくはコメントのみのアクセス許可を与えたい場合も自社内外問わずあることでしょう。その場合も自分の都合に合わせてリンクを発行することができます。

また、これは最近追加された機能なのですが、それまで Google ドライブでは Microsoft 関連のファイルは、一旦 Goolge の類似ファイルに変換された上で、クラウド上での編集が可能でした。しかし、ここ最近になって、Word などのMicrosoft 関連のファイルも、Google ドライブにアップロードすれば、クラウド上で編集できるようになりました。

つまり、パソコン自体のハードディスクや USB などにファイルをいちいち保存する必要がなくなり、編集にかける時間が減り、データがウィルスなどによって損なわれたり、失われたりすることもなくなるのです。Google ドライブ、魅力的ではありませんか?

以上が、COVID-19 を機に導入検討すべきデジタルツール5選です。デジタルツールは私たちの生活を便利にするヒントであって、魔法ではありません。COVID-19 によって外出自粛が求められている今、家での時間を使って、上記のデジタルツールに慣れ、状況がよくなった暁にはレベルアップした企業や個人になれるように、今うちから練習しませんか?

Timbeter ではウェビナーやオンラインでの使い方講座のご依頼も受け付けております。新しい日本のビジネスの形の先駆者になりましょう。ご連絡はこちらからどうぞ。


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